Kariyer | Konular | Kitaplık | İletişim

Verimli Toplantının Hususiyetleri

Toplantı, belirli bir yer ve zamanda insanların bir araya gelerek fikir alışverişinde bulundukları, kararlar aldıkları bir faaliyettir. Bilgileri paylaşmak, belirli meseleleri konuşmak, belirli iş ve aksiyon plânları hazırlamak, değerlendirmek ve yorumlamak gibi maksatlarla toplantılar gerçekleştirilir. Farkında olunsun veya olunmasın her toplantı, belli bir zaman dilimine, kaynakların bir araya getirilmesine ve belirli bir sermayeye (maddî, sosyal ve bilgi sermayeleri) ihtiyaç duyar. Bir başka deyişle, zaman, mâliyet ve kalite, bir toplantının verimlilik ölçüsüdür.Toplantının yapılma şekli ve verimliliğinde, psikolojik, dinî, kültürel ve sosyolojik faktörler önemli derecede rol oynar. Toplantı usûlleri ve verimliliği, bu faktörlerin tesiri altında şekillenir. Maksatları bakımından bilgilendirme toplantıları problem çözme toplantıları (arama konferansı, beyin fırtınası ve alternatif düşünme teknikleri gibi), yeni düşünce ve seçenekler üretme toplantıları, strateji ve vizyon belirleme toplantıları, onay verme ve karar alma toplantıları, belli sektörlerin geleceğini öngörme toplantıları, mânevî beslenme, aile meclisi, iş ve şirket, kamuoyu oluşturma toplantıları gibi çeşitli toplantı türleri vardır.

Toplantının türüne bağlı olarak, iştirak edenler, toplantı mekânının özellikleri, ön hazırlık süresi ve gündem maddeleri değişir. Bu değişiklikler, toplantının verimliliğine müspet veya menfi tesir eder. Günümüzde toplantıların nasıl verimli hâle getirilebileceğine dâir çok sayıda araştırma yapılmaktadır. Verimli bir toplantının ayırt edici özellikleri açık şekilde ortaya konmuştur. Verimli toplantılarda toplantının türünü, hedefini, gündemini ve beklentilerini ihtiva eden yazılı belgeler, toplantıdan önce katılımcılara ulaştırılır. Katılımcılar toplantı hususunda yeterli bilgiye ve şuur seviyesine sahipse buna gerek yoktur. Verimsiz toplantılarda, toplantıya ait zamanın akışının yapılandırılması zayıf iken, verimli toplantılarda, toplantı zamanının akışının yapılandırılması yeterli veya optimum seviyededir. Üretim saati, insanî ihtiyaçları karşılama saati ve her bir gündem maddesinin yaklaşık ne kadar sürebileceği gibi hususlar dikkate alınır, bunlara % 20 ilâve zaman da konarak toplantı süresi hesaplanır. Mekânın özelliklerinin, verimliliğe tesir ettiğine inanıldığından toplantı yeri, yapılacak işe uygun olacak şekilde seçilir ve burada düzenlemeler yapılır. Genellikle verimli bir toplantıda, oturum başkanının yanında, gündem ve zaman akışını kontrol eden ve toplantının verimliliğini takip edip ikazlarda bulunan bir müşahit de bulunur.

Katılımcılar açısından daha doğru, iyi ve güzelin aranması ve ortaya çıkarılması önemlidir. Toplantılarda ‘Çatışma çıkar ve birlik bozulur.’ anlayışı abartılarak, düşüncelerin gizlenmesine gidilmemelidir. Uyumu bozacak davranışlarda bulunma korkusuyla hakikatin ortaya çıkmasından ve daha iyi ve güzel olanı aramaktan vazgeçilmemelidir.

Verimli toplantılarda, katılımcıların iş yoğunlukları dikkate alınarak, gündem başlıkları, yönetici sekreterya tarafından değişik seviyelerde olgunlaştırılır. Toplantıdan evvel ön hazırlık yapılır, ilgili ve yetkili uzman kişiler, gündem maddelerini olgunlaştırarak, müzakereye açarlar.

Meselelerin bütün yönleriyle analiz edilebilmesi için, katılımcıların farklı mizaç ve kişilik yapılarından olmasına dikkat edilir. Böylece baskın kişiliklerin veya oturum başkanının başlangıçta ortaya attığı paradigma ve bakış açısının, toplantıya damgasını vurmasına mânî olunur. Bu şekilde düşünceleri dikkate alınmayan sessiz ve sakin kişilerin ileride gıybet ve dedikoduya sebebiyet vermesi önlenmiş olur. Verimli toplantılarda farklı kişiliklerin farklı ve tamamlayıcı güzelliklerinden istifade edilir. Meselâ, müşahhas düşünen, beş duyusu keskin fıtratlar, vakalara ait matematik değerlerin neler olduğunu daha iyi ifade eder. Hisleri ve duyguları baskın fıtratlar, mevzuyla alâkâlı hissedilenleri anlamamızı sağlarlar. Mûcit, kâşif ruhlu, yeniliğe açık katılımcılar, sıra dışı alternatifleri ve fırsatları görmemize yardımcı olur. Sürekli bardağın dolu tarafını görmeye eğilimli pozitif düşünen, iyimser kişilikler, konunun iyi ve olumlu taraflarını, faydalarını algılamamıza yardımcı olur. Kötümser düşünmeye eğilimli şüpheci ve sorgulayıcı fıtratlar da tehlikelere, yanlış ve hatalı noktalara dikkatimizi yoğunlaştırmamıza vesile olurlar.

Sistemci düşünebilen ve hâdiselere geniş açıdan bakabilen oturum başkanı veya lider de, soğukkanlılıkla, objektif ve makûl şekilde, yukarıdaki farklı mizaçların bakış açılarından gelen verileri değerlendirerek yapıcı, olumlu düşünceler üretmemize yardımcı olur. Kısacası katılanların farklı mizaç ve kişiliklerden oluşmasına dikkat edilen toplantılarda, çeşitli idrâk tarzları ve bakış açıları tabii olarak devreye girdiğinden, konular olabilecek en geniş perspektiften değerlendirilmeye alınmış olur.

Toplantılardan önce, yeterli seviyede ön hazırlık yapılır. Toplantının konu ve gündemine ait bilgiler, gerektiğinde uzman ve yetkili kişiler tarafından katılanlara sunulur. Daha katılanların hazırlık yapıp yapmadıkları toplantıdan hemen önce sekreter tarafından kontrol edilerek, toplantının akışı buna göre düzenlenir. Bilgi sahibi olmadan yorum yapma ve karar verme oranları azaltılmaya çalışılarak, sûizanların önlenmesi temin edilir.

Görevler dağıtılırken veya projeler belirlenirken, yetkin insan gücü kapasitesi (entelektüel sermaye), ihtiyaç duyulan finans miktarı (maddî sermaye), araç-gereç, teknoloji, yönetim bilgi ve becerilerinin yeterli olup olmadığı hesaba katılır ve mevcut imkânlarla, yapılacak iş ve projeler örtüştürülmeye çalışılır. İş ve proje net olarak tarif edilerek çerçevesi çizilir. Yapılması gereken işin bütçesi ayrılır; kimin, neyi, nasıl ve hangi zaman dilimleri içinde nerede yapabileceği gibi aksiyon plânları, belirsizliğe izin vermeyecek şekilde, yazılı olarak belirtilir.

Katılan üyelerin toplantıda alınacak görev ve sorumlulukları yerine getirebilecek kapasiteye ve zaman sermayesine sahip olup olmadığı dikkate alınarak, ilgili kişiye mesuliyet verilir. Kişinin üzerine aldığı vazifeyi veya mesuliyeti kaç günde bitirebileceği gerçekçi olarak belirlenir. Yönetim sekretaryası, katılımcıların güçlü ve zayıf yanlarının ortaya çıkaracağı fırsat ve tehlikelerin analizini yaparak buna göre proje ve iş dağılımının gerçekleşmesini sağlar.

Dünya genelinde başarılı sivil toplum kuruluşları, toplantılarına katılanların 24 saati kullanma yüzdelerini, hayatlarındaki öncelikli dört şeyi, haftada, ayda ve yılda kaç saatini toplantının maksat ve hedefleri doğrultusunda harcayabileceğini, çeşitli anketlerle ve mülâkatlarla gerçeğe en yakın şekilde tespit eder. Görev ve işler, sebep-netice münasebetleri bakımından belirli merhale ve süreçlere ayrıştırılır. Her görev ve iş, sistem mantığı içinde bir proje olarak ele alınır ve yapılandırılır. Proje yönetimi için hususî olarak geliştirilmiş Microsoft Project gibi yazılımlar aktif olarak kullanılır. Böylece toplantıda alınan her karar, görev ve iş belirli kademe ve süreçler şeklinde yapılandırılır.

Her toplantı öncesi, genellikle süresi dolmuş iş ve görevlerin takibi yapılır. Toplantıların aylık veya yıllık performans puanları hesaplanır. Aksayan ve işleyen yönler SWOT analiziyle ortaya konarak, gelecek iş ve projeler için dersler çıkarılır.

Özetlersek, günümüzdeki imkânlar ve fırsatlar, hayatımızda yapmak mecburiyetinde olduğumuz çeşitli toplantı türlerini verimli hâle getirmenin mümkün olduğunu gösteriyor. Bunu pratiğe taşımak için, insanın öğrenme isteği ve yapma iradesini harekete geçirmeye ihtiyaç vardır. Öğrenme isteği, toplantıları verimli kılma yolları hususunda sürekli arayış içinde olmamıza vesile olurken, güçlü bir irade ve takip sistemi de bunların uygulanmasını ve sürekli gündemde tutulmasını sağlar. Her şey bizzat veya netice itibarıyla ilme bağlı ise, toplantıların verimliliğine ait ilmî usûllere riayet ederek, ilmin, azmin ve iradenin gücünü yanımıza alarak, verimli toplantı yapmak mümkündür. Ancak verimliliğin hayatı sürdürebilmek için bir mecburiyet olmadığını, onun kaliteyi arayanlar için olmazsa olmaz bir tercih olduğunu unutmamak gerekir.

Cezmi UZUNOĞLU


Kategoriler

- Başarı - Eğitim - Kişisel Gelişim - Hedef - Ticaret - Muhammed Bozdağ - İletişim - Nasihatler - Kariyer - Dua - Para - istemek - çalışmak - İslam - Abdülhamid Han - iş hayatı - Haber - Ekonomi - Osmanlı Sultanları - Rizik - Karar - Meslek - Osmanlı - Zaman Yönetimi - şükür - Motivasyon - Liderlik - Hedef Belirlemek - II. Abdülhamid Han - alışveriş - Para Kazanmak - istek - Arastirma - Osmanlı Devleti - yaşam - çalışmanın hedefi - Kriz - Hikayeler - Sorumluluk - İşsizlik - özgüven - Dünya Hayatı - Zaman - Nimete şükretmek - İslami ölçüler - içtenlik - duanın kabulü - İmaj - Modelleme - Helal Kazanç

MollaCami.Com